Preparado por: Noé Beltrán Rodriguez.

Experto en productividad administrativa

Nuestro propósito en este blog es aportarle conocimientos que le serán de gran utilidad para  tomar mejores decisiones en su trabajo.
Independientemente de las estrategias y de los sistemas o modelos de gestión que poseen las empresas, e independientemente de las certificaciones que acrediten su calidad, la preocupación más común de los directivos en las organizaciones de todo tipo está directamente relacionada con la repetición de problemas en sus productos, procesos, servicios y en el desempeño de sus servidores. Identifique las siguientes trampas, evítelas y obtendrá mejores resultados:
La transferencia de responsabilidad. Es natural que a los funcionarios de la empresa estén preparados para resolver problemas pero ocurre lo contrario las personas evaden las situaciones problemáticas experimentan inseguridad, sienten que tienen menos que perder si no hacen nada o si trasfieren la responsabilidad.
Saltar a acciones apresuradas. En alguna parte y en algún momento, nació el mito de que a los trabajadores se les pagaba para tomar acción y no para pensar, por supuesto, todo el que ejecuta una labor tiene la responsabilidad de conseguir resultados, pero el uso de un raciocinio sistemático es muy valioso para conseguir mejores resultados, cuando todo el mundo se pone histérico, es demasiado tentador correr hacia cualquier lado, con tal de correr.
Acostumbrarse a convivir con la falla. Es normal que el trabajo dirigido y ejecutado por seres humanos presente fallas y defectos, así como también lo es, que al ser tratados y corregidos adecuadamente produzcan experiencia, mejores prácticas y mayor competitividad. Lo que no es lógico es que las organizaciones y sus directivos se desgasten perdiendo tiempo, recursos y prestigio tratando recurrentemente de solucionar los mismos problemas y los mismos defectos durante periodos prolongados en los cuales finalmente se termina conviviendo con la falla.
Buscar el culpable. Cuando aparece un problema, hay mucha gente que se pone a especular acerca de sus causas, con frecuencia, lo único que se hace en estos casos es endosar la culpa a alguien, y esto impide la verdadera resolución del problema. Saltar rápidamente a una conclusión sobre la causa conduce a acciones inútiles.
Adoptar permanentemente acciones interinas. No se toma el tiempo suficiente para encontrar la verdadera causa de un problema, ni la acción correctiva adecuada. En lugar de ello, repetidamente se recurre al uso de parches, además de ser caro, adoptar una acción interina, termina por ocultar al verdadero problema.
El uso de conjeturas y suposiciones. En el apuro de tomar rápida acción, se usan conjeturas. Más tarde se comprueba que estas suposiciones eran falsas y la acción no resulta efectiva. A menudo, no se aplica un razonamiento sistemático a la información conocida para eliminar acciones claramente inadecuadas, se derrocha tiempo y dinero.
Concentrarse demasiado en el efecto y no en la causa. El origen de la reiteración de los problemas está en que las técnicas tradicionales de solución de problemas no son eficaces en la identificación de la causa raíz y, la consecuencia es que la mayoría de las acciones correctivas que se toman terminan atacando el efecto y no la causa, lo que significa que el problema sigue vivo.
Tomar acción sin especificar el problema. Lo correcto es que antes de considerar una acción correctiva se conozca la causa del problema. Para buscar y probar eficazmente las posibles causas es indispensable que el problema este definido con exactitud.
Identificadas las trampas más comunes es necesario que usted conozca una técnica o un método que le despeje dudas tales como:
¿Cuál es la manera efectiva de atacar los problemas?
¿Cuáles son los datos que se necesitan?
¿Qué tipo de razonamiento debe usarse?
¿Cuáles son los métodos más eficientes para obtener la información necesaria?
¿Cómo llegar rápidamente a conclusiones?
¿Cuál será la mejor forma de organizar la información?
¿Qué hacer cuando tengo que resolver de inmediato?

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