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Preparado por: Noé Beltrán Rodriguez
Experto en arquitectura de cargos y gestión por competencias.
En este blog le explicaremos como lograr el mejoramiento continuo desde los puestos de trabajo, la clave es incorporar el PHVA en la descripción de los cargos, le será de gran utilidad.
El ciclo PHVA también conocido como el ciclo Deming es una metodología utilizada por las organizaciones que buscan el desarrollo de procesos de mejora continua y se aplica principalmente en la cadena de valor, sin embargo es poco común que esta metodología reconocida por sus resultados sea aplicada en los cargos, esa desconexión metodológica entre lo que se hace y quien lo hace, se corrige estructurando los cargos bajo la metodologías PHVA, de la siguiente manera:
Después de identificar el cargo y de definirle su ubicación y su objetivo misional se procede a articular las actividades en cuatro bloques así
1º Bloque: Actividades de planeación
Partimos de aceptar que todos los cargos de la empresa desde el más encumbrado hasta el más básico deben planear sus actividades, algunos planean la estrategia, otros planean la producción y otros planean la gestión del día a día:
| EJEMPLO DE ACTIVIDADES DE :PLANEACIÓN | ||
|
Que Hace? Participa en la preparación anual del plan estratégico corporativo. |
Para que lo hace? Para dar cumplimiento a los objetivos y metas estratégicas de su unidad de gestión |
Como lo hace? (referencia cruzada) Siguiendo la guía metodológica estratégica . (pr.pe.001) |
Se debe usar el verbo apropiado (planear, programar, proyectar, etc.), explicar para que se hace la planeación y señalar por referencia cruzada el documento que explique cómo se hace la actividad.
2º Bloque Actividades de ejecución
Aquí describimos las actividades propias del puesto (un error común es que aquí se describan actividades que hacen otros o simplemente que no se hacen en este cargo):
| EJEMPLO DE ACTIVIDADES DE :EJECUCIÓN | ||
|
Que Hace? Prepara los informes mensuales de mercadeo. |
Para que lo hace? resultados Para controlar el cumplimiento de los programas de colocación y tomar las acciones pertinentes. |
Como lo hace? (referencia cruzada) Siguiendo las instrucciones del manual de mercadeo . (pr.pe.001) |
En la columna “para que lo hace” se registra el resultado que se debe obtener de esa actividad, esto es clave porque las competencias de un cargo se obtienen a partir de los resultados y no de la actividad en sí misma.
3º Bloque actividades de control
Partimos de aceptar que todos los cargos controlan algún tipo de gestión, las acciones más comunes son las de verificación, inspección, conciliación, aprobación, evaluación:
| EJEMPLO DE ACTIVIDADES DE :VERIFICACIÓN Y CONTROL | ||
| Que Hace?Verifica el cuadre diario de caja. | Para que lo hace? resultadosPara asegurarse que los ingresos y egresos hayan quedado correctamente registrados. | Como lo hace? (referencia cruzada)Siguiendo las instrucciones del procedimiento de cuadres diarios de caja . (pr.pe.001) |
Aquí como en los demás ejemplos se puede observar el enfoque del cargo en procesos, obsérvese que todo los que se hace tiene una referencia cruzada con la documentación del proceso en el cual se describe como se hace la actividad.
4º Bloque actividades Medición y mejora
| EJEMPLO DE ACTIVIDADES DE :MEDICIÓN | ||
| Que Mide?Nivel de satisfacción del cliente.Nivel de retención del cliente. | Para que lo hace? resultadosControlar eficacia del cargo .Controlar eficiencia del cargo. | Como lo hace? (referencia cruzada)Clientes satisfechos/ total clientesClientes Retenidos/ total clientes |
En este bloque es clave asegurarse que los indicadores midan el grado en que se cumple el objetivo misional, estos indicadores en el contexto de un sistema, permitirán evaluar en cualquier momento el desempeño de este cargo contra el objetivo definido.
| EJEMPLO DE ACTIVIDADES DE :MEJORA | ||
| Que Hace?Cerrar las no conformidades en los procesos y/o servicios bajo su control . | resultadosPara eliminar la causa , aplicar acciones correctivas. | Como lo hace? Procedimientos de acciones correctivas (pr.a.c.016.) |
Aquí se asignan a cada cargo las actividades de mejora y se establece además del resultado, como se deben gestionar estas oportunidades que sin duda alguna son la palanca más importante para lograr el continuo mejoramiento de la gestión y el desarrollo de competencias nucleares en cada cargo.
Finalmente y siguiendo la misma plantilla se describen las relaciones internas y externas y las atribuciones con las que se faculta el cargo para tomar decisiones.
