Las 6 uvas claves del éxito para el 2017
2 de diciembre de 201612 Claves para documentar correctamente un proceso
11 de enero de 2017En este blog analizaremos qué hace usted cuando le solicitan un nuevo cargo o le piden autorizar más horas extras o le informan que el trabajo está retrasado o le dicen que no se pueden cumplir los compromisos adquiridos o le informan que no hay tiempo para planear, ni mucho menos para controlar la calidad.
La decisión más común es contratar mano de obra temporal, la realidad es que esa mano de obra se vuelve permanente y además los problemas siguen y entonces es necesario volver a contratar más trabajo temporal, así caemos en un círculo vicioso que en la mayoría de los casos termina deteriorando la productividad, con un agravante y es que nos damos cuenta cuando ha pasado el tiempo ya no podemos cambiar los resultados.
¿Cómo salir de esta encrucijada administrativa?
Lo primero es romper el paradigma que nos hace pensar que el trabajo intelectual o el trabajo de escritorio no se pueden medir y por lo tanto no se puede racionalizar ni estandarizar.
Si clarificamos el proceso en el que se desarrolla este trabajo, definimos el producto o resultado y el volumen que ese proceso debe entregar en un periodo de tiempo, luego descomponemos el proceso en sus fases lógicas, aplicamos la estadística básica y analizamos detalladamente la secuencia de acción, (dado que en estos casos el cronometro no aplica) encontraremos las respuestas.
Lo segundo es olvidarnos de analizar y resolver los problemas enfocándonos en las personas que están atrasadas o sobrecargadas, lo que hay que analizar es el proceso en el que ellos están trabajando, ahí están todas las respuestas que necesitamos para saber cuándo realmente necesitamos más mano de obra.
Lo tercero es no perder de vista si el personal que está ejecutando el proceso actual posee las competencias necesarias, esto es: la educación, el entrenamiento, el conocimiento técnico y la conducta o comportamiento adecuados para el trabajo que está realizando, las estadísticas nos muestran que cuando hay que vincular mano de obra temporal sin que sea evidente un aumento en la producción, es porque tenemos un problema de competencia, lo desafortunado es que no lo corregimos por la causa sino por el efecto.
Por ultimo cundo decida realizar este trabajo, entrene o capacite a un profesional en técnicas para, evaluar y optimizar procesos, asegúrese que cuente con metodología para medir la carga laboral y la capacidad del proceso y que domine las técnicas estadísticas básicas.
Lo resultados lo sorprenderán, contara con criterios objetivos para determinar cuántas personas realmente se necesitan en un proceso o dependencia y lo más importante podrá saber en qué medida su decisión afecta positiva o negativamente la productividad.
Preparado por: Noé Beltrán Rodriguez
Consultor en productividad administrativa
